はばねろちゃん がんばる絵日記!

意味もなくがんばります

電話対応の怪

f:id:habanerochan:20171028100358p:plain

  はたして蕎麦屋の出前のギャグが通じるのはどの世代までだろうか。

 

 院内、グループ企業間は内線システムがあるために実質無料だ(システム料は支払っているわけだが)から通話し放題である。だからといってむやみやたらに電話してくるのはやめてほしい。ていうか長電話になる可能性があるなら、メールなどを活用して長時間の保留とかはやめてほしい。

 

3分めどていうか30秒で終わらせろ

 

1案件に関しては30秒で終わらせな(ドーラ調)。あなたが使った30秒はこちらも使っているということを忘れないでほしい。いや、30秒ではない。中断された仕事に戻るには頭の切替が必要になる。また、電話で受けた案件の処理が必要となる。都合3分はかかることになる。1回の内線によりお互い6分は無駄(ではないにしても)に消費されているのである。その時間は往々にして一日のコアタイムである。午前の1分は夜の1時間にも相当する。その分早く帰れ。 

 

取次の場合の時短のしくみ

 

 電話の取次ぎの時にはもうちょっと考えてほしい。電話を受けているときに

 

A「××さんお疲れ様です、●●ですね、ああ▽▽の件ですか、お待ちください」

 

といえば10秒は短縮できる。こちらもアイドリング十分にその電話に集中することができる。すべて要件を聞き終わったころに「はいお待ちください」で内線ボタン、一呼吸とって「●●さーん、お電話です」それはいらない。あの一呼吸とった一瞬が数分にも感じる。心臓の鼓動も高まる。もう一度案件を聞き直さなければならない。案件の内容が必要なのは俺だ。相手にも失礼だ。この件は何べん行っても治らない個人的な問題だ。

 

 折り返しかまた連絡するかで重要度をチェック

 

 不在の時は、折り返しが必要かどうか聞いてくれ。

 折り返しが必要であれば、ちょっと重要案件である。その時は何の案件か聞いてくれ。

 折り返しが不要であれば、セールスか何かの売り込み、大した案件ではない。またはメールで連絡してくるであろう。わざわざ連絡があったことをメモを上げておく必要がない。そんなことでわざわざ仕事を作るな。

 

昔はファックス今はメールでよこせメールで メールを読め

 

 

  メール社会だというのにまだコピー裏紙のメモを上げてくる。朝これを見るとがっかりする。連絡帳へ書け。もしも私が事故にあって長期入院した場合、その案件は引き継ぐことが可能かどうかを判断しろ。また、たとえ隣に座っていたとしてもメールで残すべきである。あなたの義務を全うした時間がわかるし内容も密に書ける。具体的な重要度が全く見えない。

 

ファックスのとどいていましたか電話はいらない。見ない方がおかしい。

 

 一時期あったが、ファックス届きましたでしょうかの連絡はいらない。大体にして不着かどうかは送付元でわかることである。受けたかどうか確認がほしいなら、こちらから電話をする旨記載するべきである。なぜあなたのファックスが届いているかどうかの確認のために貴重な私の時間を使わなければならないのか?もしもファックスがこちらにとどいていて、見ていないのであればあなたの責任ではない。こちらの組織の問題だ。

 

電話の使い方で気になったことを記載した。無駄な時間はなくして早く帰れ。