はばねろちゃん がんばる絵日記!

意味もなくがんばります

ビジネスマン必見かなあ? エクセルの運用を楽にする究極の方法とは

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エクセル嫌いだから!

 私も昔はエクセル嫌い派で今もそうだ。それを周りにいうとびっくりされる。こんなソフトはもしも仕事でなければ使わずに済ませたい。それが証拠に自宅のMACにはエクセルワードは入っていない。若い頃(今でも若いが)は、なんやかんやでエクセルのせいで酷い目に逢った。PCなんて全くわからない課長命令で営業課の予算組みのためのシートを作った。エクセルでシートを作ったことがある人ならわかると思うが、エクセルは行や列の追加、削除が簡単にできる一方、計算式を意識して作業を行わないと縦計や横計が合わなくなり痛い目に逢う。その時に必要になるのが計算機だ。エクセルでSUM関数で計算したものを再度計算機で計算し直すのだ。計算をするのではなくて計算式があっているのかを確認するためだ。それでもカオスになる。複雑になればなるほど計算機での検算が間に合わなくなる。エクセルなんて全くわからない奴の指示だから、カオスとなるのは当然だ。その時の自分の事を自嘲を込めて「エクセル使い」と呼ぶ。エクセル使いは悲惨だ。エクセルを使っているのではなくエクセルに使わされている。結局は、課長に文句を言われ損で終了。しかしながらその後もパソコン学校の先生さながらこちらの都合も関係なく「うーん ちょっと教えて」。今日もノー残業代デーである。若い社員のみんなに忠告だ。絶対PCが使えるという事を公言してはいけない。特にエクセル。体良く使われて終わりだ。感謝さえされない。もしも依頼があったら「PCですかー。苦手なんですう」ぐらいで茶を濁しておけ。はっ、だからか、若い層のPCスキルが低い(低く思わせている)のは。

 

 話を戻す。エクセル嫌いと言ってもこっちは残業も嫌いなわけで、どうしてもチンケな仕事はしたくないし、作業的な作業はどうしても合理化、定型化してやり過ごしたい。しかし問題になるのがマクロとか何かよくわからない関数を使ったりすると自分がいなくなった時に全く使えなくなる、そうすると異動先にまで文句が来るという無限連鎖を避けなければならない。キーワードは、紙と同じ作業、そしてSUM関数のみに徹することである。紙と同じエクセルフォームが使いにくいからといって独自のフォームをエクセルで作るのは自殺行為である。多分そのフォームは使われなくなるか、あなたに全ての訂正の依頼が舞い込むことになる。

 

 まとめ その1

 

  •  紙のフォームと同じ書式
  •   使う関数は、SUM関数のみ もちろん+ー*/は使う

 しかしながらこれでも問題が残る。エラー訂正のシステム化である。 SUM関数は組めば組むほど間違いが生じる。無限地獄だ。だから、間違いがあった場合、すぐに検知できる方法が必要となる。一番適当なのは同じフォームを複数に使わせてエラーを見つけてもらうことである。大規模なシートであればなおさらだ。各事業所で同じフォームで仕事をするのでエラーがあった場合はすぐに連絡してもらうことにしている。効果的面だ。だが、別のフォームを使われたらおしまいなので特定のフォームしか受け付けないということで縛りをかける。

 

まとめ その2

  • エラー訂正はシステム化する すなわちユーザーにエラーを見つけさせる。
  • 全事業所に同じフォームを使わせる 提出に独自のフォームは使わせない

 SUM関数ばかりではスキルに広がりがない。だから、少しづつフォームに改良を加える。バージョンアップだ。他シートからの参照だったりを少しづつ使うことで次第にエクセルに慣れるように仕向けていくのだ。また、新しい機能を追加した場合、別のよく使うシートにも同じ機能を追加していくことだ。

 

まとめ その3

  • バージョンアップを行う ゆっくりと
  • 新しい機能を追加したら全てに同じ機能を

一番大変なのはその計算があっているかどうかを確認する手段である。エラーを探させても訂正したものが本当にあっているかどうはを確認する術を持たなければ追加訂正をした時間が無駄になる。だからあらゆるところに数字のゼロを作り出すのだ。いうなれば、別な方法で計算をした時の答えとくらべさせて引き算をしてゼロであればあっているという決まりを作る。これは大規模になればなるほど効果的だ、縦と横で計算して同じであればゼロになればあっている、それでなければ間違いなのは明白だ。また、 IF関数を使って(これくらいは使えるようになっている)ゼロであればOK ゼロでなければWRONGと出るようにする。WRONGがでたらあらゆるチェックを行うようにしておく。 入力する場所に特定の色をつける。また、計算式が入っているところ、参照しているところには特定の色で入力させないようにするのが効果的だ。

 

まとめ その4

  • エラーチェック ゼロをたくさん作る
  • 全てがゼロならOK そうでなければWRONGを
  • 入力可能なところ、計算式がはいっているところ、参照しているところに色を

 

主だったところあこんなところだろうか、具体的になるともっとノウハウはあるが、実は事の問題はもっと別なところにあるのかもしれない。エクセル破綻があるのは実は上司の問題だったりするのかもしれない。善意の管理者が必要だということだ。それであれば100パーセントはうまくいくのかもしれない。そうでなければ破綻は目に見えている。

 

まとめ その5

 

  • なんだかんだ言って管理者の差配如何にかかっている

エクセルをうまく運用するために必要なことは、ただこれだけなのかもしれない。これこそ究極かもしれない。

 

 

 

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